E-Mailing – Übersicht

E-Mailing Übersicht

Hier werden alle angelegten, geplanten und versendeten E-Mailings angezeigt. Gibt es einmal Probleme mit einem E-Mailing hilft uns die fortlaufende ID in der ersten Spalte um besser zu helfen.

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E-Mail Status

Mailings können verschiedene Stati haben:
- Entwurf: Angelegt bzw. vorbereitet und gespeichert
- Geplant: Bereit für den Versand, Versand ist geplant
- Versendet: Versand ist abgeschlossen

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Duplizieren und Löschen

Jedes Mailing kann dupliziert werden, noch nicht versendete Mailings können gelöscht werden.

Vorsicht beim duplizieren, es können teilweise veraltete Inhalte (zum Beispiel Footer mit falschen Ansprechpartnern) kopiert werden, hier bitte prüfen.

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Neues E-Mailing

Hier kann ein neues E-Mailing aufgesetzt werden.

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E-Mailing – neue Kampagne anlegen

E-Mailing-Details

Für die Anlage eines Mailings sind diese Felder auszufüllen. Es ist sinnvoll, alle Felder zu füllen, aber nicht verpflichtend.

Wichtiger Hinweis: Alle eingetragenen Daten können auch nach speichern jederzeit wieder geändert werden.

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Kampagnenname (Pflicht)

Interner Name, der nicht in der Mail auftaucht. Dient allein zur internen Strukturierung.

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Betreff (Pflicht)

Betreff des E-Mailings, so wird es im Mailclient des Empfängers angezeigt.

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Preheader (Optional)

Lesevorschau, die von vielen Mailclients und Smartphones unterstützt wird. Wenn leer, dann wird automatisch der Text des E-Mailings verwendet.

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Versand-Name (Optional)

Absendername, der zwingend eingegeben werden sollte. Wird in Mailclients oft statt der E-Mail angezeigt.

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Status- und Reply-to Mail (Optional)

Das System schickt regelmäßig Mails über den Kampagnen-Fortschritt, wenn eine Status-Mailadresse eingetragen wurde.

Eine Reply-to Mail sollte immer eingetragen werden, sollte ein Empfänger auf "Antworten" drücken, geht die Antwort nicht an den Absender, sondern an die Reply-to. Sinnvoll, um in den ganzen Auto-Responses nicht die wichtige Antwort zu überlesen.

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Versandart

Direktversand oder Versandplanen. Es kann beim anlegen der Kampagne gewählt werden, ob direkt verschickt wird, oder die Kampagne geplant wird.

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Tracking

Ist eine Auswertung von Öffnungen und Klicks gewünscht, muss das Tracking aktiviert werden.

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E-Mailing – Kampagnendetails – Einstellungen

Einstellungen

Alle Grundeinstellungen des E-Mailings können hier nochmals geändert werden.

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Zurück / Weiter

Die Mailings in bpCRM sind Schrittweise zu editieren. Mit den Buttons springen Sie zu den entsprechenden Schritten.

Wichtig: Jeder Klick auf Zurück / Weiter löst automatisch ein speichern aus.

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E-Mailing – Kampagnendetails – Layout

Baukasten

Der Mailing-Baukasten kann hier geöffnet werden. Im Baukasten kann das Mailing aus den einzelnen Elementen zusammengeklickt werden.

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Testmail

Hier kann eine Testmail an einen einzelnen Empfänger oder einen Testverteiler versendet werden. Sinnvollerweise wurden vorher Elemente im Baukasten hinzugefügt. Testmails können entweder hier, oder direkt aus dem Baukasten hinzugefügt werden.

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Anhang hinzufügen

Hier können Anhänge an Mailings gepackt werden. Wir empfehlen dringend, die Dateianzahl- und Größe klein zu halten.

Wichtiger Hinweis: Statt Anhänge können Sie im Baukasten Links in Ihr Mailing packen, Mails mit vielen Anhängen werden oft als Spam gefiltert oder haben bei zu großer Dateigröße eine sehr langsame Verarbeitungszeit des Mailservers.

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Vorschau

Hier sehen Sie eine kleine Vorschau Ihres vorbereiteten Mailings.

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E-Mailing – Kampagnendetails – Layout/Baukasten

Elemente

Hier sind die verschiedenen Elemente wie Textblöcke und Bildblöcke zu finden. Per Drag&Drop können diese in den Mailing-Arbeitsbereich gezogen werden.

Es gibt verschiedene Elementgruppen, die Mailingbausteine enthalten, oder Strukturbausteine wie Abstände oder Trennstriche.

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Mailing-Arbeitsbereich

Hier sind alle hinzugefügten Elemente zu sehen. Per Mouseover bekommen Sie verschiedene Optionen wie verschieben, duplizieren oder löschen angezeigt. Bei Klick in ein Element kann dieses Bearbeitet werden.

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Vorschau

Sie bekommen eine Browservorschau Ihres Mailings angezeigt.

Wichtiger Hinweis: Vorschau heisst nicht speichern, wenn Sie nicht speichern, die Vorschau betrachten und für Okay befinden, dann den Baukasten schliessen, haben Sie eventuell eine Abweichung zu Ihrer Vorschau.

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Vorlagen

Es können Vorlagen gespeichert und geladen werden. Hier gilt, ebenso wie für duplizierte Kampagnen: Es können eventuell alte Blöcke enthalten sein.

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Speichern

Speichern bzw. Speichern und schliessen speichert den letzten Stand Ihres Mailing-Arbeitsbereichs. Wenn Sie zufrieden mit allen Änderungen sind, speichern Sie und gehen in den nächsten E-Mailing-Schritt.

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Testmail

Hier kann, ebenso wie im E-Mailing Schritt "Layout" eine Testmail an eine einzelne Person oder einen Testverteiler ausgelöst werden.

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Baukasten schliessen

Der Baukasten wird ohne speichern geschlossen. Alle Ihre Änderungen seit dem letzten speichern sind verworfen.

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Optionen

Je nach angeklicktem Baukasten-Element haben Sie hier verschiedene Optionen wie Bildupload oder Link auf einen Button setzen.

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Infotext Platzhalter

Es können Platzhalter in Mailing-Texten verwendet werden, diese werden in eckige Klammern gesetzt. Weitere Informationen finden Sie im Baukasten, wenn Sie den Punkt "Platzhalter" anklicken.

Hinweis zu Kommas: Kommas werden im Mailing-Text gesetzt, in der Anrede des Kontaktes sind keine Kommas gespeichert.

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E-Mailing – Kampagnendetails – Empfänger

Kontaktverteiler

Hier können die gewünschten Verteiler für das Mailing ausgewählt werden. Mehrfachauswahl ist möglich. In den Kontaktverteilern ausgewählte Personen werden unten auf der Seite angezeigt.

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Manuelle Empfänger

Möchten Sie eine Mailadresse einmalig einer Kampagne hinzufügen (z.B. Ihren Kunden, der nicht im Verteiler ist), dann können Sie manuell Empfängermailadressen hinzufügen. Manuelle Empfänger werden immer mit "Sehr geehrte Damen und Herren" angesprochen, da keine Anredeinformationen vorhanden sind.

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csv-Upload

Die dritte Option der Mailing-Empfänger ist der csv-Upload. Über das "?" Icon können Sie eine Musterdatei herunterladen und diese mit Ihren Adressdaten ergänzen.

Wichtig: Ändern Sie keine Spaltennamen und ergänzen Sie keine Spalten und löschen keine Spalten. Die Datei muss zwingend in diesem Format wieder hochgeladen werden.

Erfolgreich hochgeladene csv-Dateien werden angezeigt und können wieder gelöscht werden.

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Ausgewählte Personen

Hier sehen Sie eine Liste aller Empfänger dieses Mailings. Um zum letzten Schritt zu kommen, muss Ihr Mailing mindestens einen Empfänger haben.

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E-Mailing – Kampagnendetails – Versand

Zusammenfassung

Prüfen Sie hier noch einmal alle Daten Ihres Mailings, bevor Sie den Versand starten.

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Versand bestätigen

Haben Sie wirklich alles geprüft, dann setzen Sie hier die Checkbox und der Versand kann gestartet werden.

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Kampagnenversand starten

Egal ob Direktversand oder geplanter Versand, der letzte Schritt zum Start des Versandes ist dieser Button.

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E-Mailing – Kampagnendetails – Kampagnenversand stoppen

Kampagne stoppen

Falls doch etwas schief gelaufen ist, Sie können eine geplante Kampagne, solange noch nicht versendet, in den Entwurfs-Modus zurücksetzen.

Falls Sie einen Direktversand gewählt haben, unser Mailserver prüft alle vollen 10 Minuten, ob eine Kampagne ansteht. Sie können also unter Umständen eine Direktversandkampagne auch stoppen.

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