Faktura – Angebote/Aufträge/Rechnungen – Übersicht

Faktura Übersichts-Tabelle

Hier sind alle Angebote/Aufträge/Rechnungen aufgelistet. Über die Suche kann gefiltert werden.

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Rechnungs-Exporte

Hier können Sammel-PDFs erzeugt werden, sowie csv-Exporte von z.B. offenen Rechnungen. Zudem können Datev-konforme Exporte generiert werden.

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Neue(r/s) Angebot/Auftrag/Rechnung

Hier kann ein neues Faktura-Dokument erstellt werden. Es wird immer ein Dokument für den im Klienten-Dropdown ausgewählten Klienten erstellt.

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Faktura-Dokument Status

Zusätzlich zu Zahlungsstati zeigen die Icons "Mail" und "PDF" an, ob Faktura-Dokumente versendet sind, oder das PDF generiert wurde.

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Aktionsmenü "Faktura"

Hier können Faktura-Aktionen ausgeführt werden. Aus allen Faktura-Dokumenten können andere Faktura-Dokumente erstellt werden. Z.B. aus einem Angebot kann eine Rechnung erstellt werden. Je nach Faktura-Dokument sind andere Punkte im Aktionsmenü auswählbar.

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Faktura-Dokument öffnen

Bei Klick auf das Anzeigen-Icon öffnet sich die Detailansicht des Faktura-Dokuments. Wie bei Firmen und Kontakten geht das auch per "Doppelklick".

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Faktura – Angebote/Aufträge/Rechnungen – Neu Anlegen

Faktura Details eintragen

Hier können alle für das Faktura-Dokument relevanten Informationen hinterlegt/ausgewählt werden. Erst nach dem speichern wir die nächste freie Nummer im Nummernkreis für dieses Faktura-Dokument vergeben.

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Empfänger-Auswahl

Bei Klick wird eine Firmen-/Personenauswahl geöffnet. Hier kann der Rechnungsempfänger ausgewählt werden.

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Faktura – Angebote/Aufträge/Rechnungen – Detailansicht Allgemein

Faktura Detailangaben

Hier sind alle Faktura-relevanten Informationen zu diesem Dokument zu pflegen.

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Faktura Texte

Es sind Standard-Faktura-Texte hinterlegt. Bei Klick auf "individuelle Texte" können diese überschrieben werden.

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Positionsauswertung drucken

Am Ende der Rechnung (Rechnungs-PDF) wird eine Summe von Positionen derselben Artikel gebildet.

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Abweichende Adresse

Falls eine Adressbesonderheit für einzelne Rechnungen existiert, müssen nicht neue Firmen oder Kontakte angelegt werden. An dieser Stelle können die Empfängerdaten überschrieben werden. Das gilt nur für das Rechnungs-PDF, der Umsatz ist weiterhin dem ausgewählten Kunden zugewiesen.

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Verlauf

Hier finden sich generierte PDF-Dokumente. Bei Angeboten werden alle Versionen aufgehoben, bei Rechnungen nur die neueste.

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Kommentare

Es können Dokumentenrelevante Kommentare erstellt werden. Diese tauchen nicht im Faktura-PDF auf.

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Faktura – Angebote/Aufträge/Rechnungen – Positionen

Positions-Tabelle

Hier sind alle erstellten Dokument-Positionen aufgelistet. Per Drag&Drop kann die Reihenfolge von Positionen getauscht werden.

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Neue Position anlegen

Es öffnet sich das Editieren Fenster und eine neue Position kann eingefügt werden.

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Aktionsmenü Faktura-Positionen

Positionen können editiert, dupliziert oder gelöscht werden.

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Faktura – Angebote/Aufträge/Rechnungen – Positionen bearbeiten

Artikelauswahl

Zwingend muss immer ein Artikel (Artikelnummer) ausgewählt werden, erst dann kann ein Positionstext eingegeben oder (falls fest dem Artikel zugeordnet) modifiziert werden.

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Positionstext

Hier kann der Positionstext eingetragen oder geändert werden. Es stehen Textwerkzeuge zur Verfügung. Zusätzlich kann mit "- und Enter" eine Aufzählung erzeugt werden.

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Positions-Optionen

Zusätzlich zu Menge, Preis und weiteren Preisoptionen kann bestimmt werden, ob die Menge mit dem Preis multipliziert wird oder nicht.

Alternative Positionen machen z.B. in Angeboten Sinn, wenn eine Vergleichsposition angeboten werden soll. Auf dem PDF wird ein Hinweis über die alternative Position erzeugt, der Preis wird nicht in die Gesamtsumme addiert.

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Faktura – Angebote/Aufträge/Rechnungen – Aktionsmenü

PDF-Vorschau

Es wird eine Vorschau des Dokuments erzeugt. Prüfen Sie immer vor Dokumentversand einmal, ob alles korrekt eingetragen wurde.

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PDF Mailversand

Das Faktura-Dokument wird sofort, ohne Umweg über den Webmailer, an die ausgewählte Kunden-Mailadresse geschickt. Hier sollte alles stimmen und mindestens die Vorschau geprüft sein.

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PDF erzeugen

Es wird eine PDF-Datei erzeugt, diese kann heruntergeladen, gedruckt oder per Mail versendet werden. Die Datei findet sich unter "Verlauf" auf der rechten Seite der Rechnungs-Detailmaske.

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Projektzeiten übernehmen (nur Rechnungen)

Hier öffnet sich ein Fenster, um Projektzeiten des ausgewählten Kunden anzuzeigen und in das Dokument zu übernehmen.

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Zahlung eintragen (nur Rechnungen)

Hier können Rechnungen als bezahlt markiert werden.

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Weitere Optionen

Hier können andere Faktura-Dokumente erstellt werden, z.B. aus einem Auftrag eine Rechnung.

Bei Rechnungen kann hier eine Gutschrift erzeugt werden.

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Faktura – Rechnungen – Zahlungen verwalten

Zahlungseingangs-Fenster

Hier können Zahlungen oder Teilzahlungen eingetragen werden. Standardmäßig wird der volle Betrag unter "bezahlt" eingetragen.

Achten Sie auf das Zahlungsdatum, das zeigt immer den heutigen Tag und kann in die Vergangenheit geändert werden.

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Faktura – Rechnungen – Projektzeiten übernehmen

Projektzeiten-Übersicht

Alle nicht berechneten Projektzeiten werden hier aufgeführt. Über Filter können Zeiten eingeblendet werden, die von Mitarbeitern als "nicht berechenbar" markiert wurden.

Es werden alle für diesen Kunden existierenden Projekte angezeigt.

Zeiten können per Checkbox ausgewählt werden.

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Zeiten in Rechnung übernehmen

Markierte Zeiten können als Einzelpositionen oder als Sammelpositionen in die Rechnung übernommen werden. Als Preis wird der Preis der gebuchten Artikels im Projekt verwendet.

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Faktura – Mahnungen

Rechnungen zur Mahnung fällig

Rechnungen, die das Zahlungsziel überschritten haben, werden als zur Mahnung fällig in dieser Liste angezeigt. Die am längsten falligste Rechnung steht jeweils oben.

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Aktionsmenü "Mahnungen"

Über dieses Menü können Mahnungen erstellt werden. Es wird zu jeder Rechnung eine eigene Mahnung erstellt. Im nächsten Fenster können diese über das Aktionsmenü per Mail verschickt werden.

Es wird automatisch ein PDF bestehend aus Mahnung und Rechnungskopie erstellt.

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Übersicht erstellte Mahnungen

Hier finden sich alle über das CRM erstellten Mahnungen. Gibt es innerhalb des hinterlegten Zeitraumes keinen Zahlungseingang, wird die Rechnung wieder mit der nächsten Mahnstufe in der Tabelle "Rechnungen im Mahnbereich" angezeigt und eine weitere Mahnung kann erzeugt werden.

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Faktura – Retainer – Übersicht

Retainer-Übersicht

Hier sind alle angelegten Retainer aufgelistet. Retainer, die zur Abrechnung fällig sind, werden in "rot" in der Tabelle angezeigt. Alle fälligen Retainer sind immer an der obersten Position.

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Neuer Retainer

Neue Retainer können hier angelegt werden.

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Aktionsmenü Retainer

Hier kann eine Retainer-Rechnung erstellt werden. Der Retainer kann ausserdem bearbeitet oder gelöscht werden. Gelöschte Retainer werden archiviert, da Sie erstellten Rechnungen zugewiesen sind.

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Faktura – Retainer – Detailansicht Abrechnungsoptionen

Retainer-Details

Hier können Details zum Retainer angelegt werden. Die Felder funktionieren identisch wie die Felder aus den Faktura-Dokumenten.

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Vertragsstart und Vertragsende

Der Beginn der Retainers muss zwingend erfasst werden. In Kombination mit dem Abrechnungsintervall wird bestimmt, wann die erste Rechnung vorgeschlagen wird.

Das Vertragsende ist optional und kann gesetzt werden.

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Abrechnungsintervall

Hier kann bestimmt werden, in welchem Intervall ein Retainer eine fällige Rechnung vorschlägt. Es gibt verschiedenste Optionen, um alle Abrechnungsmodalitäten mit Kunden abzubilden.

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Retainer-Informationen

Optionales Feld, hier können bestimmte Infos zur Rechnungsstellung an diesen Kunden hinterlegt werden. Das Feld ist intern, keine Informationen werden auf dem Rechnungs-PDF landen.

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Aktionsmenü-Retainer

Hier können Retainer-Infos gespeichert werden und Retainer-Rechnungen erzeugt werden.

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Faktura – Retainer – Positionen

Retainer Positionsübersicht

Retainer-Positionen werden wie reguläre Faktura-Positionen behandelt.

Wichtig: Es muss immer der monatlich abzurechnende Betrag eingegeben werden. Bei einem Retainer, der jährlich fällig wird, muss trotzdem der monatliche Positionsbetrag gesetzt werden. In der Retainer-Rechnung wird dann mit 12 multipliziert.

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